Öt meg egy hasznos tipp Microsoft Teams videohívásokhoz
A Microsoft Teams pillanatok alatt népszerűvé vált, ahogy beköszöntött a karantén a legtöbb fejlett országban. A redmondi srácok a Teams-szel legalább olyan kiválóan használható szoftvert alkottak, mint anno a Win 7-tel, vagy mostanában a saját felhő szolgáltatási környezete, az Azure.
Habár tényleg könnyedén elsajátítható a használata, éppen az összetettsége miatt számos tippet tudunk adni, hogy flottul menjen a közös munka.
Így hozhatunk létre eseményt a Microsoft Teams-ben
Amennyiben csak arra használja a Teams-et, hogy becsatlakozzon a videokonferenciákba, akkor túl sok tanulnivalója nincs. Ha viszont vezetőként, menedzserként szeretné használni, akkor ez a cikk Önnek szól.
Megbeszélés előtt a következőképpen hozzuk létre az eseményt az Értekezletek menüben:
- A bal oldali menüsávban válasszuk ki a Naptár Ez megnyitja nekünk az esemény űrlapját.
- Jobb felül klikkeljünk a Értekezlet ütemezése A fő ablakban fog megnyílni a menü.
- Adjuk meg az esemény címét, majd adjuk hozzá a résztvevőket. Az opcionális vagy optional résznél kötelezvény nélküli meghívókat tudunk küldeni egyes résztvevőknek. A Teams integrálva van az Office 365 kontaktjaival és naptájával is.
- A következő sorban kiválaszthatjuk a dátumot, a kezdőidőpontot és azt, hogy meddig tart az esemény, továbbá megadhatunk még más részleteket is az eseménnyel kapcsolatban.
- Végül ne felejtsük el elmenteni az eseményt az Értekezlet ütemezése gombbal!
Voltaképpen ennyi kell ahhoz, hogy létrehozzunk egy Meetinget. A továbbiakban beszéljünk a tippekről és a trükkökről!
1. Az értekezlet megfelelő időzítése
Gyakorta okoz fennakadást, hogy valójában melyik is az az időpont, amikor mindenkinek megfelelő az online találkozó.
A legegyszerűbb módszer a New Meeting fül alatt az Ütemezési segéd menüpont kiválasztásával érhető el. Baloldalon lent fogjuk látni az összes meghívottat és a felhasználók jelenlegi státuszát is.
Ez az információ azon alapul, hogy a felhasználók fogadtak-e el más felkéréseket a Meeting időpontjára. Amennyiben valaki vagy valakik nem érnek rá az adott időpontban, az asszisztens így alternatív időpontokat fog ajánlani a Meetingekre.
2. A találkozó napirendjének megosztása
Az Új Értekezlet ablak alsó részében megadható a Meeting pontos leírása, így mindenki előre értesülni fog arról, hogy milyen napirendi pontjai lesznek a megbeszélésnek és fel tudnak rá készülni.
Ezt nem érdemes nagyon bő lére ereszteni. Amennyiben igazán részletes leírást szeretnénk hozzáadni az eseményhez, úgy célszerűbb .pdf vagy .docx formátumban hozzácsatolni az eseményhez.
3. Tartsuk a szabad meetingünket egy team-en belül
Leggyakrabban a megbeszéléseket bizonyos emberekkel szeretnénk tartani, de néha megesik, hogy nincs ilyen specifikus igényünk.
Ekkor egy beszélgetési csatornán (team) belül is tarthatunk nyílt megbeszélést, amihez az tud csatlakozni, aki akar. Ez akkor lehet igazán hasznos, ha pl. egy projekt számára hozzuk létre a csatornát és nem feltétlenül kell mindenkinek részt vennie az ad hoc megbeszéléseken.
4. Teszthívások
Még mielőtt megtartanánk az első Teams megbeszélésünket, mindenképpen csináljunk egy gyors hardver tesztelést és egy próbahívással ellenőrizzük le, hogy minden megfelelően működni fog-e.
Evidensnek hangzik, de a tapasztalatok szerint rengeteg videokonferenciából mennek el fontos percek pusztán azzal, hogy mindenki azt kérdezgeti, „hallotok? Hall mindenki?”
5. Használjunk előre rögzített hátteret vagy háttérelmosást.
Ez is nagyon fontos eleme a céges megjelenésnek. Ha nem rendelkezünk olyan környezettel, amit szívesen felvállalnánk kollégáink előtt akkor a Teams Background Blur opciója segítségünkre lehet ebben.
+1 Élő feliratozás
Sok esetben hasznos funkció a beszélgetések élő feliratozása. Beszédfelismerő és real-time átíró algoritmusokat nem csak a Google fejleszt.
A Teams-en belül ez most kifejezetten jól jön, hiszen így akár idegen nyelvű vagy hallássérült kollégák is akadálymentesen tudnak részt venni a videokonferenciákon.